OBJETIVO DO MANUAL

                  Este manual foi criado pela LRZ Contabilidade e tem por objetivo orientar sobre o eSocial que é um projeto do governo federal que vai unificar o envio das informações pelo empregador em relação aos seus trabalhadores com e sem vínculo empregatício. Este novo sistema visa possibilitar a fiscalização das empresas de forma contínua e online, sem que haja a necessidade do auditor se dirigir a empresa para aplicar notificações ou autos de infrações. A expectativa é de que as multas sejam automáticas quando do envio das informações pelo portal da Receita Federal do Brasil, e por isso se faz necessário à leitura e compreensão do conteúdo deste manual.

                   O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal – CEF, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – SRFB. O Ministério do Planejamento também participa do projeto, promovendo assessoria aos demais entes na equalização dos diversos interesses de cada órgão e gerenciando a condução do projeto, através de sua Oficina de Projetos.

1. OBJETIVO DO PROJETO E-SOCIAL

                   A partir de julho/2018, os dados relacionados ao pagamento de trabalhadores com ou sem vínculo empregatício, recolhimento de impostos inerentes as folhas de pagamentos, dentre outras informações trabalhistas, serão centralizadas no sistema da Receita Federal do Brasil por meio do e-Social. O órgão afirma que o sistema será um dos mais modernos do mundo, e todas as empresas, bem como os Microempreendedores Individuais, e Empregadores Domésticos deverão padronizar seus cadastros para envio das informações mensais. 

                   É importante que as empresas revejam sua cultura e hábitos relacionados ao tratamento das informações inerentes aos seus colaboradores, para que possam se adaptar as mudanças inseridas pelo novo sistema, pois em uma única plataforma, Caixa Econômica federal, Previdência Social, e Ministério do Trabalho e Emprego, terão disponíveis todas às informações prestadas pelos contribuintes, o que facilitará a fiscalização, e sujeitará a empresa às penalidades existentes com maior agilidade, já que o programa será parametrizado com a legislação trabalhista e previdenciária, e por meio do cruzamento das informações poderá identificar possíveis irregularidades. Uma das questões que mais se destaca é o maior controle da União na fiscalização das empresas.

2. O QUE VAI MUDAR?

                  O eSocial impactará na rotina diária de todos que contratam e mantém trabalhadores com ou sem vínculo empregatício (empregados, autônomos, estagiários, sócios), e com isso concluímos que a abrangência desta nova ferramenta criada pelo fisco é irrestrita.

                   Diante desse cenário, a apreensão por parte das empresas logo se justifica, embora o cumprimento das exigências trabalhistas e contábeis, de fato não tenham mudado. Mas se não mudou, qual é o foco das preocupações? Os empregadores serão responsáveis por gerar e entregar as mesmas informações com as quais já estão habituados, mas as rotinas que envolvem esses processos, inevitavelmente, sofrerão mudanças.

3. QUAL O SETOR RESPONSÁVEL PELA IMPLANTAÇÃO?

                  A adequação envolve diversas áreas da empresa, dentre elas recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro e fora da empresa, devido ao cruzamento de informações pelos diversos entes envolvidos.

4. O QUE ACONTECE SE A EMPRESA NÃO SE ADEQUAR?

                  O eSocial não altera nenhuma legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos órgãos fiscalizadores, se hoje a empresa sofre fiscalização apenas quando o auditor vai até ela, com o e-Social a fiscalização será imediata quando houver o envio das informações. A empresa que não se adequar ao eSocial sofrerá as punições já previstas na legislação vigente.

5. QUAIS AS PINCIPAIS PREOCUPAÇÕES QUE DEVO TER?

• Contratação de Empregados Com Vínculo Empregatício:

• As admissões devem ser transmitidas com no mínimo 1 dia de antecedência, e com isso as informações à contabilidade precisam ser enviadas pelo menos 2 dias antes do início, ou 5 dias quando o empregado não tiver PIS;
• Os dados precisam ser checados no CNIS e havendo divergências, o prazo pode não ser atendido. Neste caso avisaremos sobre nova data;
• Será disponibilizado um novo formulário de admissão, assim como um sistema próprio de envio (Athenas X);
• Dependentes com idade igual ou superior a 8 anos precisam ter o CPF;
• Multa R$800,00 (oitocentos reais) para as Microempresas, e R$3000,00 (três mil reais) para as demais empresas, por empregado nesta condição. O valor dobra em caso de reincidência.

• Definição de Atividades:

• Informar resumidamente falando o que o trabalhador fará na prática dentro da empresa;
• Para os empregados já admitidos essa informação precisa ser enviada por e-mail para a contabilidade até 31/07/2018;
• O não envio impedirá que as informações sejam transmitidas, e consequentemente a multa do item anterior ((R$800,00 (oitocentos reais) para as Microempresas, e R$3000,00 (três mil reais)) poderá ser aplicada.
• Para os empregados já admitidos, a multa que pode chegar a R$402,54 pela ausência da informação.

• Horário de Trabalho:

• É necessário informar os horários de trabalho por e-mail até o dia 31/07/2018 de todos os empregados, assim como também incluir esta informação no questionário de admissão;
• A multa pelo não envio pode chegar até R$402,54.

• Exames Ocupacionais:

• Os exames ocupacionais de admissão, demissão e periódicos, deverão ser feitos com base nas informações e prazos que constam nos laudos inerentes a saúde e segurança do trabalho que toda empresa precisa manter (PPRA e PCMSO);
• Quando o empregado ficar afastado por período superior a 30 dias, deverá fazer o exame de retorno de função;
• Os exames demissionais deverão ser feitos e enviados à contabilidade antes do prazo de pagamento das rescisões, devido ao prazo de 10 dias para envio das informações de rescisão pelo e-social;
• A multa pela ausência do exame dentro do prazo legal pode chegar a 4.025,33, fora a multa pelo não envio da rescisão que é de R$1.812,87 no mínimo.

• Atestados de Saúde:

• Será necessário enviar de imediato as informações sobre atestados de saúde por e-mail (regimento interno com o prazo).
• A multa pelo não cumprimento será no valor mínimo de R$1.812,87.

• Férias:

• As férias deverão ser programadas e informadas a contabilidade dentro do prazo legal, que é de no mínimo 30 dias antes do gozo;
• A multa pelo não atendimento será de R$170,00;
• Além da multa anterior, o atraso no envio da informação ao e-Social acarretará em multa no valor mínimo de R$1.812,87;

• Alterações Cadastrais e Contratuais:

• Todas as alterações de endereço, estado civil, nascimento ou óbito de filhos inseridos como dependentes, alteração de salário, mudança de função, mudança de local de trabalho, horário de trabalho, dentre outras que estiverem relacionadas ao empregado, deverão ser comunicadas a contabilidade assim que ocorrerem (não poderão ser retroativas);
• A multa pelo atraso, ou não envio das informações pode chegar a R$402,54.

• Comunicação de Acidente de Trabalho:

• A comunicação de acidente de trabalho, mesmo quando não houver afastamento, deverá ser efetuada no primeiro dia útil após o ocorrido, e no mesmo dia do ocorrido em caso de óbito;
• A multa pelo atraso no envio pode chegar ao teto de contribuição do INSS (hoje 5.645,80).

• Aviso Prévio / Rescisões de Contrato:

• O aviso prévio ou pedido de demissão não poderão ser retroativos. As solicitações destes documentos, ou repasse das informações quando a própria empresa emitir, deverá ser feita à contabilidade no mínimo de 1 dia antes do início do cumprimento quando trabalhado, ou comunicado quando indenizado;
• Os prazos para pagamento das rescisões não sofreram alterações, mas com o e-Social todo o processo rescisório deverá ser entregue ao ex-empregado em 10 dias, sob pena de multa por atraso no processo rescisório, que equivale a mais um salário do trabalhador.
• A multa pelo atraso no envio desta informação é de no mínimo R$1.812,87.

• Controle da Jornada de Trabalho:

• O controle de ponto é obrigatório quando a empresa possuir mais de 10 empregados (aconselhável independentemente do número de empregados).
• A multa pelo não controle do ponto pode chegar R$4.025,33 por empregado.

• Horas Extras:

• A legislação permite a realização de até 2 horas extras diárias, e no momento em que a folha for enviada para o e-Social esta informação será checada;
• As informações em folha serão lançadas de acordo com a quantidade enviada na planilha para fechamento da folha;
• O uso do banco de horas continua permitido, observando o que rege a convenção de cada categoria.
• Os empregados que realizam trabalhos em áreas insalubres só poderão realizar horas extras mediante a autorização prévia do Ministério do Trabalho;
• A multa pelo excesso de horas extras é em média de R$2000,00 por empregado nesta condição, podendo dobrar em caso de reincidência.

• Cotas Obrigatórias Deficientes Físicos:

• Quando a empresa possuir acima de 100 empregados deverá contratar empregados portadores de deficiência;
• A multa pela não contratação pode chegar a R$132.916,84.

• Cotas Aprendizes:

• Com exceção das ME, EPP, todas as empresas devem cumprir as cotas obrigatórias em relação a contratação de aprendizes;
• A contratação não está restrita a menores de idade, e por isso não há restrição do cumprimento da obrigação em áreas insalubres, ou perigosas;
• A multa pelo não cumprimento será de um salário mínimo (hoje 954,00), por aprendiz que a empresa deixar de contratar.

• Programas de Saúde Ocupacional:

• É necessário providenciar a emissão dos programas relacionados a saúde ocupacional, tais como PPRA (PROGRAMA DE PREVENÇÃO A RISCOS AMBIENTAIS), PCMSO (PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL, e outros que o emitente julgue necessário até 31/08/2018;
• Por meio dos programas será possível controlar os exames periódicos dos empregados, que deverão ser renovados e enviados ao e-social conforme os prazos definidos após as análises, assim como também, checar se alguma função dá direito ao recebimento do adicional de insalubridade, periculosidade, ou até mesmo aposentadoria especial;
• Os empregados deverão ser formalmente comunicados sobre os riscos que estão expostos conforme a função que exercem;
• É importante também que o especialista da área de medicina e segurança no trabalho oriente a empresa sobre as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho que a mesma deve atender, conforme sua atividade;
• A multa para as empresas que não se adequarem pode chegar à R$181.284,63.

• Folha de Pagamento Geral (Empregados, Sócios, Autônomos):

• O prazo para envio das informações da folha pelo sistema do e-Social é até o dia 7 do mês subsequente as ocorrências, sendo antecipado para o dia imediatamente anterior quando este recair em dia não útil, e com isso é imprescindível que as informações sejam enviadas a contabilidade em tempo hábil para fechamento;
• A multa pelo atraso no envio desta informação é de R$1.812,87.

6. COMO AS INFORMAÇÕES AO E-SOCIAL SERÃO ENVIADAS?

       As informações ao e-Social serão enviadas por meio digital através do certificado digital no padrão ICP, conforme o e-mail que enviamos com o passo a passo de como proceder.

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

                   Continuaremos atentos a tudo que for divulgado sobre o assunto, e enviaremos e-mails informativos, como já temos feito, mas para que obtenhamos sucesso, é necessário que tudo que enviarmos seja lido, entendido, assim como possíveis dúvidas sejam reportadas, pois como foi possível notar, existe uma série de multas previstas para as empresas que não se adequarem.

                   Frisamos também que os colaboradores responsáveis pelo fluxo de informação entre a empresa e a contabilidade, devem estar capacitados para que consigam desempenhar corretamente o seu papel, devido à grande parte das mudanças ocorrerem internamente, e neste processo a LRZ Contabilidade se põe à disposição para auxilia-los na melhoria contínua dos processos que impactem neste novo sistema.